Ich gebe Ihrer Verwaltung Zeit zurück.
Eine Schadensmeldung kostet 10 bis 15 Minuten. Bei 15 die Woche sind das drei bis vier Stunden – nur fürs Anlegen. Diese Zeit hole ich zurück: mit klaren Abläufen, in Ihrer Software, vor Ort mit Ihrem Team.
- Immobilienkaufmann, 9+ Jahre Branche
- Vor Ort bei Ihnen
- Ihre Software bleibt
- Über 1.600 Follower auf LinkedIn
Referent bei
- IHK zu Dortmund
- IHK-Akademie Ostwestfalen
- IVD Bildungsinstitut
- IVD West
- BuildinX
Ihre besten Leute verbringen den halben Tag mit Anfragen, die ein gutes System längst selbst vorbereiten könnte.
Und genau die Leute, die das auffangen sollen, finden Sie auf dem Arbeitsmarkt nicht mehr.
Der Posteingang läuft voll, das Telefon klingelt mitten in der Abrechnung, eine Schadensmeldung springt dreimal hin und her. Und kündigt ein Sachbearbeiter, geht das Wissen mit — Ersatz gibt es monatelang nicht.
Die Anfragen-Flut
Nebenkosten, Schäden, „Wann kommt der Handwerker?" — dieselben Fragen per Mail und Telefon, jede Woche aufs Neue.
Der Fachkräftemangel
Die Stelle ist seit Monaten offen. Wer da ist, arbeitet am Limit. Einarbeitung kostet Zeit, die niemand hat. Das ist kein Fleißproblem: Wenn in drei Jahren zwei Sachbearbeiter wechseln, geht das Wissen mit — und der Rückstand bleibt.
Verstreute, manuelle Abläufe
Wissen steckt in Köpfen und Postfächern. Bei jeder Kündigung geht ein Stück davon verloren.
Die teuerste Rechnung, die Ihnen niemand stellt.
Repetitive Anfragen binden Arbeitszeit, die nicht in Wachstum, zufriedene Eigentümer und neue Objekte fließt.
Ihr Team ist nicht zu langsam. Es macht Arbeit, die kein Mensch mehr machen müsste — und diese Zeit fehlt dort, wo sie Ihre Verwaltung weiterbringt.
Wollen Sie es genauer wissen — für einen konkreten Ablauf aus Ihrem Alltag?
Acht Fragen zu Mahnwesen, Anfragen, Belegen oder Schäden. Daraus entsteht eine Rechnung mit jeder Zeile offen — auf Basis Ihrer eigenen Angaben, nicht irgendeines Durchschnitts.
Prozess-Check startenProzess-Check · kostenlos · 4 Minuten · Ergebnis sofort · keine Registrierung
Rechenweg: Personen × Stunden × Stundensatz × 46 WochenDas ist keine garantierte Ersparnis, sondern eine Modellrechnung. Ihre echten Zahlen prüfen wir in der kostenlosen Analyse.
Die meisten starten mit KI.
Ich starte mit Struktur.
KI auf unklaren Prozessen beschleunigt nur das Chaos. Deshalb in dieser Reihenfolge: erst Struktur, dann Automatisierung, dann KI — dort, wo sie wirklich wirkt.
Struktur · Fundament
Bevor etwas automatisiert wird, muss klar sein, wie es heute läuft — und wer wofür zuständig ist. Ich gehe die Abläufe vor Ort mit Ihrem Team durch und schreibe fest, was gilt. Konkret: wie eine Schadensmeldung durch Ihr Haus läuft, wo sie hängt, wer sie künftig trägt.
Automatisierung · Tempo
Sind die Abläufe sauber, übernimmt zuerst Ihre Software die Wiederholung — mit Funktionen, die Sie längst bezahlen. Konkret: Die immer gleiche Nebenkosten-Rückfrage wird automatisch erkannt, zugeordnet und vorbereitet — ganz ohne KI.
KI · Hebel
Erst auf sauberen Prozessen kommt KI dazu — bei Kommunikation, Dokumenten, Wissensarbeit. Konkret: Aus einer langen Mieter-Mail entsteht ein Antwortentwurf, den Ihr Mitarbeiter nur noch prüft und freigibt.
Ich baue auf dem auf, was Sie haben —
vor Ort, mit Ihrem Team.
Ihre Software bleibt. Ihr Team bleibt. Ich bringe die Struktur, die beides braucht — und erst dann Automatisierung und KI.
Abläufe und Zuständigkeiten
Ich gehe Ihre Vorgänge vor Ort mit dem Team durch — vom Posteingang bis zur Ablage. Was gilt, steht danach im Prozesshandbuch. Nicht im Kopf einer Person.
Ihre Software, richtig genutzt
Die meisten Verwaltungen nutzen nur einen Bruchteil der Funktionen, die sie längst bezahlen. Ich hole erst das heraus, was schon da ist — dann automatisiere ich.
Team, Schulung, Vertretung
Ich schule dort, wo gearbeitet wird, und nehme Ihre Leute an die Hand. Damit ein Vorgang auch dann läuft, wenn jemand krank ist oder geht.
„Andere haben uns Konzepte geschickt. Sie sind der Erste, der sagt: Ich komme zu Ihnen ins Büro und arbeite das mit Ihren Leuten durch.“
Geschäftsführer einer Hausverwaltung — im ersten Gespräch
Kostenlos · 45 Minuten · Kein Verkaufsgespräch
Ich komme aus Ihrer Welt — und arbeite von innen heraus.
Immobilienkaufmann, 9+ Jahre Branche, Gründer einer Hausverwaltungs-Software. Heute sitze ich bei Verwaltungen im Büro, gehe Abläufe durch und bringe Struktur rein — bevor ich irgendetwas automatisiere.
Ich habe nicht über Hausverwaltung gelesen — ich war drin: Vermietung, Vertrieb, Verwaltungsalltag. Danach habe ich mit Immo One eine eigene Hausverwaltungs-Software aufgebaut.
Die Lektion daraus: Die bestehende Software ist das Herzstück des Betriebs. Wird sie gewechselt und läuft danach nicht sauber, steht der ganze Laden still.
Deshalb ersetze ich Ihre Software nicht, sondern bringe Ordnung hinein — und sitze dabei bei Ihnen im Büro. Sie reden nicht mit einem Berater, der eine Folie zeichnet und weiterreicht, sondern mit dem, der mit Ihrem Team umsetzt.
Für jede Software: ob Domus, Immoware24, GFAD, casavi, Karthago — oder Ihre Eigenlösung.
Auf der Bühne
Ich rede auch vor Verwaltern, nicht nur im Einzelgespräch mit Ihnen: als Sprecher auf der BuildinX in der Westfalenhalle Dortmund, mit einem Workshop bei der IHK zu Dortmund, mit Webinaren für Verwalter beim IVD Bildungsinstitut und beim IVD West und 2027 mit einem Tagesseminar an der IHK-Akademie Ostwestfalen. Davor habe ich selbst ein Proptech-Unternehmen gegründet und es bei Gründerformaten wie der Founder Fight Night und der Start-up Night der Wirtschaftsjunioren vorgestellt. Diese Praxis bringe ich heute in jede Automatisierung ein.
Referent bei
- IHK zu Dortmund
- IHK-Akademie Ostwestfalen
- IVD Bildungsinstitut
- IVD West
- BuildinX
Zwei Vorgänge, die jede Verwaltung kennt.
So sehen sie heute im Büroalltag aus — und so laufen sie mit Struktur und Automatisierung. Der erste ganz ohne KI. Beides im bestehenden System, ohne Wechsel.
Demonstration anhand typischer Vorgänge
Die Rechnung, die dreimal durchs Haus läuft
Rechnungseingang · ohne KI
- 01Rechnung kommt per Post — oder an die persönliche Adresse einer Kollegin
- 02Ausdrucken, in den Postordner, der Ordner kreist durchs Büro
- 03„Zu welchem Objekt gehört das?" — suchen, nachfragen, warten
- 04Geschäftsführung prüft, Zettel zurück in die Buchhaltung
- 05Erfassen, ablegen — das Original landet im Stapel
5 Stationen · 2 Medienbrüche · niemand weiß, wo die Rechnung gerade liegt
- Eingang
- rechnungen@ — ein Postfach für alle Rechnungen, auch gescannte
- Objekt
- erkannt aus der Auftragsnummer im Betreff
- Ablage
- Akte des Objekts, Ordner „Rechnungen 2026" — Dateiname nach Regel
- Prüfung
- Aufgabe an die Geschäftsführung, Beleg im Anhang
- Buchhaltung
- Wiedervorlage im System — nichts liegt mehr im Fach
Ohne KI. Ein Postfach, eine Benennungsregel und zwei Funktionen, die Ihre Software schon hat.
- Stationen
- 52
- Suchen nach der Rechnung
- täglichentfällt
- Wo liegt sie gerade?
- niemand weiß esim System, mit Status
Aus drei Zeilen Freitext wird ein fertiger Auftrag
Schadensmeldung → Handwerker · mit KI-Entwurf
„Hallo, bei uns tropft seit heute früh Wasser von der Badezimmerdecke, der Boden ist schon ganz nass. Bitte dringend!"— Fam. Berger · Lindenstr. 14, Whg 4 · 14:28
- 01Objekt & Wohnung raussuchen
- 02Schaden manuell erfassen
- 03Gewerk bestimmen, Handwerker suchen
- 04Handwerker anrufen
- 05Auftrag schreiben & versenden
5 Schritte · 15+ Minuten · Medienbrüche
- Objekt
- Lindenstr. 14
- Einheit
- Whg 4 · Fam. Berger
- Gewerk
- Sanitär
- Schaden
- Wasseraustritt Badezimmerdecke
- Dringlichkeit
- Hoch
- Handwerker
- Sanitär Krause (Stammhandwerker Obj.)
- Auftrag
- PDF-Entwurf erstellt
- Erfassung
- 5 Schritte1 Klick
- Zeit pro Schaden
- 15+ Minunter 1 Min
- Zuordnung
- manuell gesuchtautomatisch
Das sind keine Theorie-Beispiele. Diese Abläufe stammen direkt aus dem Verwaltungsalltag, den ich aus über 9 Jahren in der Branche kenne.
Die KI schlägt vor. Ihr Mitarbeiter entscheidet. Immer.
Deshalb merkt kein Mieter, dass im Hintergrund Technik arbeitet — und Sie tragen kein Haftungsrisiko.
Anfrage kommt rein
Per Mail oder Portal, wie heute auch.
System versteht & sortiert
Erkennt das Thema, zieht die richtigen Infos, schreibt einen fertigen Antwortentwurf.
Ihr Mitarbeiter prüft
Liest, passt ggf. an, klickt „Freigeben". Sekunden statt Minuten.
Antwort raus, Vorgang im ERP
Dokumentiert, nachvollziehbar, im System, das Sie kennen.
Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht zur Nebenkostenabrechnung 2024 für Wohnung 12. Die Positionen Heizung und Wasser finden Sie auf Seite 2. Die Belege können Sie gern nach Terminabsprache bei uns einsehen. Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann Hausverwaltung Mustermann GmbH
Jede Standardanfrage kommt vorbereitet bei Ihnen an — Sie geben nur noch frei.
Die Technik nimmt die Fleißarbeit ab, die Verantwortung bleibt beim Menschen. Notfälle gehen sofort an einen Menschen. Und die Technik läuft auf einem Server bei Ihnen im Haus — ohne Abo, ohne Gebühr pro Anfrage.
In drei Schritten von der Anfragen-Flut zur Entlastung.
Sie gehen kein Risiko ein, bevor Sie nicht schwarz auf weiß sehen, was es bringt.
Kostenlose Analyse
45 Minuten am Telefon oder per Video: Wo geht bei Ihnen die meiste Zeit verloren? Unverbindlich, ohne Vorbereitung.
Quick-Win-Audit Empfohlen
Ein bis zwei Tage bei Ihnen im Büro: Ich laufe mit, spreche mit Ihrem Team und liefere einen Umsetzungsplan mit Zahlen. Die Kosten werden voll auf die Umsetzung angerechnet.
Umsetzung & Schulung
Vor Ort, mit Ihrem Team: Abläufe festlegen, Handbuch schreiben, Software richtig einrichten, automatisieren — und schulen, wo gearbeitet wird. Drei bis vier Monate für die wichtigsten Abläufe, spürbar ab dem ersten Monat. Ohne Systemwechsel.
Rentabilitätsgarantie: Ich setze nur um, was sich im ersten Jahr rechnet. Rechnet sich eine Maßnahme nicht, wird sie nicht gebaut.
Sie entscheiden nach Schritt 1, ob es weitergeht.
Ich arbeite nicht mit jeder Verwaltung. Das ist Absicht.
Automatisierung wirkt nur, wenn sie zu Ihrer Verwaltung passt. Deshalb sage ich vorab ehrlich, für wen ich der Richtige bin — und für wen nicht.
Passt, wenn Sie sich hier wiedererkennen:
- Ihre besten Leute arbeiten den halben Tag Anfragen ab, statt zu verwalten — und abends ist der Berg trotzdem nicht kleiner.
- Sie finden kaum neue Mitarbeiter — und wollen die, die Sie haben, nicht an stumpfe Routine verlieren.
- Sie wollen Ihre Software behalten — nicht schon wieder ein neues System einführen, mit Datenumzug, Schulungsmarathon und am Ende nutzt es keiner.
- Ob Miet-, WEG- oder gemischte Verwaltung, ob 3 oder 30 Köpfe: Bei Ihnen wiederholen sich täglich dieselben Anfragen.
Am besten passt es ab etwa 500 Einheiten — darunter lohnt sich der Aufwand selten, und das sage ich Ihnen vorher.
Passt (noch) nicht, wenn Sie…
- mit Ihren Abläufen zufrieden sind und eigentlich keine Veränderung suchen.
- das billigste Tool suchen statt den größten Hebel.
- erwarten, dass eine KI Ihre Mitarbeiter ersetzt — bei mir bleibt der Mensch in der Entscheidung.
- kaum wiederkehrende Routine haben — dann lohnt sich Automatisierung schlicht nicht, und das sage ich Ihnen lieber vorher.
Was Verwalter mich vor dem ersten Gespräch fragen.
Die ehrlichen Antworten — ohne Marketing-Sprech.
45 Minuten, die Ihrem Team Stunden zurückgeben.
Kostenlose Automatisierungs-Analyse. Kein Verkaufsgespräch. Sie gehen mit Ihren 3 größten Zeitfressern raus — versprochen.
Welche Vorgänge kommen am häufigsten, wer bearbeitet sie, was kostet das an Zeit? Am Ende wissen Sie, was sich strukturieren und automatisieren lässt — und was es bringt. Ob Sie danach mit mir arbeiten, entscheiden Sie.
Das nehmen Sie aus dem Termin mit — auch ohne Zusammenarbeit:
- Eine schriftliche Liste Ihrer 3 größten Zeitfresser
- Eine grobe Einschätzung, wie viel Zeit realistisch zurückzuholen ist
- Klarheit, ob sich der nächste Schritt für Sie überhaupt lohnt
- Keine Vorbereitung nötig
- Kein Verkaufsdruck
- Konkrete Erkenntnisse garantiert
Lieber direkt sprechen? 0172 693 22 22
Noch nicht bereit für ein Gespräch? Starten Sie mit dem 4-Minuten-Prozess-Check
Noch nicht so weit? Dann lesen Sie erst einmal mit.
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