Eigentümerversammlung ohne Nacharbeit: der Ablauf in neun Schritten

Die Einberufung erfolgt in Textform, die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 WEG). Es ist eine Soll-Vorschrift. Planen Sie den Versand so, dass die Einladung drei Wochen vor dem Termin bei allen Eigentümern ist. Die Gemeinschaftsordnung kann Abweichendes regeln, lassen Sie das im Einzelfall prüfen.

Seit dem 1.12.2020 enthält § 25 WEG keine Regel zur Beschlussfähigkeit mehr. Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Ob eine ältere Gemeinschaftsordnung eine Mindestbeteiligung vorsieht und ob sie noch gilt, richtet sich nach § 47 WEG; lassen Sie das im Einzelfall prüfen.

Die Eigentümer können beschließen, dass einzelne online teilnehmen und ihre Rechte elektronisch ausüben (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Eine rein virtuelle Versammlung ist seit 17.10.2024 möglich, wenn drei Viertel der abgegebenen Stimmen das für höchstens drei Jahre beschließen (§ 23 Abs. 1a WEG). Wird das vor 2028 beschlossen, ist bis einschließlich 2028 jährlich eine Präsenzversammlung abzuhalten, außer die Eigentümer verzichten einstimmig (§ 48 Abs. 6 WEG).

Die Beschluss-Sammlung enthält nur den Wortlaut der verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum der Versammlung, der Umlaufbeschlüsse mit Ort und Datum der Verkündung und der Urteilsformeln aus Verfahren nach § 43 WEG (§ 24 Abs. 7 WEG). Einträge sind fortlaufend zu nummerieren, unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen. Angefochtene oder aufgehobene Beschlüsse werden vermerkt. Geführt wird sie vom Verwalter (§ 24 Abs. 8 WEG).

Über die Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 WEG). Sie unterschreiben der Vorsitzende, ein Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitzender oder Vertreter. Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG).