20 KI-Einsätze für Ihr Verwaltungsbüro, mit Datenschutz-Ampel

Vor allem für Entwürfe und Zusammenfassungen: Mail-Antworten, Aushänge, Rundschreiben, Protokolle aus Stichpunkten, Angebotsvergleiche oder die Zusammenfassung von Gutachten und Verträgen. Die KI liefert einen Entwurf, ein Mensch prüft Beträge, Fristen und rechtliche Aussagen und gibt frei. Entscheidungen über Personen, etwa die Mieterauswahl, gehören nicht in die Hand der KI (Art. 22 DSGVO).

Nur mit Rechtsgrundlage und, wenn der Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, mit Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Den gibt es in der Regel nur für Geschäftszugänge, nicht für private oder kostenlose Konten. Geben Sie außerdem nur ein, was nötig ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO): Oft genügen Platzhalter wie [Mieter] und [Objekt].

Nein, nicht allein. Nach Art. 22 Abs. 1 DSGVO hat jede Person das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher Wirkung unterworfen zu werden. Der EuGH hat 2023 entschieden, dass schon ein Wahrscheinlichkeitswert darunter fallen kann, wenn er die Entscheidung maßgeblich prägt (Urteil vom 07.12.2023, C-634/21). Lassen Sie konkrete Werkzeuge zur Mieterauswahl im Einzelfall prüfen.

Wer KI-Systeme beruflich einsetzt, muss seit 02.02.2025 Maßnahmen zur KI-Kompetenz seines Personals ergreifen (Art. 4, Art. 113 Buchst. a VO (EU) 2024/1689). Seit der Neufassung durch die VO (EU) 2026/1744 heißt das: die Kompetenz fördern, ohne ein bestimmtes Niveau garantieren zu müssen. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor; eine kurze, datierte Einweisung ist ein naheliegender Nachweis.

Als Entwurf aus Ihren Stichpunkten, ja. Über die Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 WEG), und die Beschluss-Sammlung enthält den Wortlaut der Beschlüsse (§ 24 Abs. 7 WEG). Den Wortlaut übernehmen Sie deshalb selbst und prüfen ihn vor der Unterschrift. Die Versammlung aufzunehmen, um sie transkribieren zu lassen, ist ohne Zustimmung aller Anwesenden strafbar (§ 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB).