KI im Büro: Regeln, bevor Mieterdaten abfließen

Ja, die KI-Verordnung verbietet das nicht. Die Hausverwaltung ist dann „Betreiber“ (Art. 3 Nr. 4 VO (EU) 2024/1689) und muss die KI-Kompetenz ihres Personals fördern (Art. 4). Sobald personenbezogene Daten von Mietern oder Eigentümern eingegeben werden, gilt zusätzlich die DSGVO: Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenminimierung (Art. 5, 6, 28 DSGVO).

Art. 4 der KI-Verordnung verpflichtet Betreiber seit 02.02.2025, Maßnahmen zur KI-Kompetenz des Personals zu ergreifen. Seit der Änderung durch die VO (EU) 2026/1744 (in Kraft seit 27.07.2026) müssen Sie die Kompetenz fördern, aber kein bestimmtes Niveau garantieren. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor; eine dokumentierte Einweisung mit Datum ist ein naheliegender Nachweis.

Für Verstöße gegen Art. 4 nennt weder Art. 99 der KI-Verordnung noch § 15 des deutschen KI-MIG einen Bußgeldtatbestand. Zuständige Aufsicht ist die Bundesnetzagentur (§ 2 Abs. 1 KI-MIG). Unabhängig davon können Datenschutzverstöße beim KI-Einsatz nach Art. 83 DSGVO geahndet werden.

Wenn das Tool personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, ja (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Anbieter stellen solche Verträge in der Regel nur für Geschäftszugänge bereit. Bei Anbietern in den USA brauchen Sie außerdem eine Grundlage für die Übermittlung, etwa eine Zertifizierung nach dem Angemessenheitsbeschluss (EU) 2023/1795 (Art. 44 ff. DSGVO).

Seit 02.08.2026 müssen Betreiber echt wirkende KI-Bilder, -Videos und -Tonaufnahmen („Deepfakes“) offenlegen (Art. 50 Abs. 4 VO (EU) 2024/1689). Texte sind nur dann zu kennzeichnen, wenn sie die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren und keiner redaktionellen Kontrolle unterliegen. Ein geprüftes Rundschreiben an Eigentümer fällt in aller Regel nicht darunter.